Sztuczna inteligencja przeobraża księgowość: synergia, nie substytucja

Księgowość od dawna uchodziła za dziedzinę szczególnie podatną na automatyzację. Rutynowe zadania, takie jak wprowadzanie danych czy uzgadnianie transakcji, idealnie, wydawałoby się, wpisują się w możliwości komputerów, a obecnie – sztucznej inteligencji. Panowało przekonanie, że AI nieuchronnie zastąpi wielu specjalistów w tej branży.

Najnowsze badania stanowią jednak wyzwanie dla tego poglądu. Jung Ho Choi, profesor rachunkowości w Stanford Graduate School of Business, oraz Chloe Xie z MIT Sloan School of Management, opublikowali pracę, która podważa tezę o prostej substytucji. Ich ustalenia sugerują, że księgowi wykorzystujący generatywną AI mogą obsługiwać większą liczbę klientów, szybciej zamykać księgi i oferować usługi wyższej jakości. Zamiast zastępować, AI pomaga im pracować wydajniej, automatyzując powtarzalne zadania i sygnalizując problemy w czasie rzeczywistym, co ułatwia szybkie i dokładne sporządzanie raportów.

AI w praktyce księgowej: przyspieszenie i precyzja

Badanie, oparte na ankietach wśród 277 księgowych oraz szczegółowych danych z 79 małych i średnich firm stosujących narzędzia księgowe wspierane AI, pokazuje, że sztuczna inteligencja przejmuje rutynowe czynności, takie jak klasyfikacja transakcji. Pozwala to księgowym na przekierowanie uwagi na pracę o wyższej wartości dodanej. Jak zauważa Choi, „AI pomaga w wielozadaniowości. Aby wspierać każdego klienta, księgowi muszą gromadzić informacje, łączyć transakcje bankowe, śledzić dostawców – wiele wstępnych prac. AI wspomaga tę konfigurację, co oznacza, że mogą obsłużyć więcej klientów, efektywniej.”

Według wyników badania, księgowi używający AI obsługują więcej klientów tygodniowo i finalizują miesięczne zestawienia finansowe średnio o 7,5 dnia szybciej niż ci, którzy polegają na tradycyjnych metodach. Spędzają także o 8,5% mniej czasu na rutynowym przetwarzaniu danych. Zamiast ręcznie przeglądać transakcje, mogą poświęcić ten czas na komunikację biznesową, zapewnienie jakości i doradztwo dla klientów.

Co istotne, ten wzrost wydajności nie odbywa się kosztem jakości. Wręcz przeciwnie, standardy wydają się poprawiać. Badanie wykazało, że firmy księgowe korzystające z generatywnej AI odnotowały 12% wzrost szczegółowości raportowania. Oznacza to, że zamiast grupować wydatki w szerokie kategorie, AI pomogła je rozłożyć na bardziej konkretne, takie jak premie, świadczenia czy posiłki. To czyni raporty finansowe bardziej informatywnymi i łatwiejszymi do analizy, audytu i podejmowania decyzji.

Doświadczenie czyni mistrza: rola ludzkiego czynnika

Nie wszyscy księgowi czerpią takie same korzyści z AI. Zauważalna jest korelacja z poziomem doświadczenia pracowników. Starsi księgowi traktują AI jako współpracownika; są bardziej selektywni, interweniują, gdy poziom pewności systemu spada i stosują ludzki nadzór tam, gdzie jest to najbardziej potrzebne. Młodsi pracownicy natomiast częściej przyjmują wyniki generowane przez AI bezkrytycznie, nawet gdy są one sygnalizowane jako niepewne. W rezultacie, odnotowują mniejsze korzyści z zastosowania technologii.

Jest to kluczowa obserwacja, wskazująca na to, że błędy generowane przez AI mogą przenikać do systemów, jeśli brakuje odpowiedniego nadzoru. Wynika z tego, że AI działa najlepiej, gdy jest połączona z ludzką ekspertyzą. Jak podkreśla Xie, „Księgowi często są obiektem żartów, ponieważ wiele z tego, co robią, jest głęboko rutynowe, niemal nudne i proceduralne. Ale jest też niemała część pracy księgowego, która jest bardzo kontekstowa i wymaga dużej oceny.”

Wyzwania i przyszłość

Mimo optymistycznych wniosków, księgowi zdają sobie sprawę z ryzyka. 62% ankietowanych wyraziło obawy dotyczące błędów generowanych przez AI, a znacząca część niepokoiła się wpływem AI na bezpieczeństwo danych (43%) i stabilność zatrudnienia (37%).

Niemniej jednak, prawie połowa księgowych stwierdziła, że narzędzia generatywnej AI pomogły im bardziej niezawodnie dotrzymywać terminów i poprawić dokładność. Prawie dwie trzecie uznało automatyzację rutynowych zadań za największą korzyść z przyjęcia AI.

Obecnie narzędzia te są używane głównie do bieżących czynności rachunkowych – podstawowych, codziennych zadań związanych z rejestrowaniem i organizowaniem transakcji finansowych firmy. Bardziej złożone obszary, takie jak audyt, strategia podatkowa czy wycena, pozostają w dużej mierze nietknięte. Choi przewiduje jednak, że to może się zmienić, choć ostateczna ocena zawsze pozostanie domeną człowieka, bo to ona wymaga prawdziwego osądu i zrozumienia kontekstu biznesowego.