Brex: Jak okiełznać chaos AI w procesach zakupowych

Branża sztucznej inteligencji rozwija się w tempie, które często przewyższa zdolność przedsiębiorstw do efektywnego wdrażania nowych technologii. Problem ten dotyka nawet największych graczy, w tym firmę Brex, dostawcę rozwiązań w zakresie kart kredytowych i zarządzania finansami dla biznesu. Jej dyrektor techniczny, James Reggio, w wywiadzie dla TechCrunch podczas konferencji HumanX AI, ujawnił, jak firma musiała całkowicie zrewidować swoje podejście do pozyskiwania oprogramowania AI, aby nie pozostać w tyle.

Początkowo Brex próbował włączyć narzędzia AI w swoje standardowe strategie zakupowe, które charakteryzowały się wielomiesięcznymi procesami pilotażowymi. Metoda ta okazała się jednak nieskuteczna. „W pierwszym roku po debiucie ChatGPT, kiedy na rynek weszły setki nowych narzędzi, sam proces ich pozyskiwania trwał tak długo, że zespoły, które wnioskowały o dane narzędzie, traciły nim zainteresowanie, zanim przeszliśmy przez wszystkie niezbędne kontrole wewnętrzne” – przyznał Reggio. To doświadczenie uświadomiło Brex konieczność radykalnej zmiany paradygmatu.

Reforma procesów i „superhuman product-market-fit test”

Firma zdecydowała się na opracowanie nowego, elastyczniejszego frameworku dla umów o przetwarzaniu danych i walidacji prawnej narzędzi AI. Dzięki temu Brex znacznie przyspieszył weryfikację potencjalnych rozwiązań i ich przekazywanie do testów wewnętrznych. Kluczowym elementem nowej strategii stał się autorski „superhuman product-market-fit test”. Ten innowacyjny mechanizm pozwala głębiej oceniać wartość narzędzia, wykraczając poza zwykłe programy pilotażowe.

Podejście to znacząco zwiększa rolę pracowników w procesie decyzyjnym. Zamiast scentralizowanego wybierania, decyzje o inwestowaniu w konkretne narzędzia są podejmowane na podstawie rzeczywistej wartości, jaką dostrzegają w nich sami użytkownicy. „Wchodzimy głęboko z osobami, które czerpią najwięcej wartości z narzędzia, aby ustalić, czy jest ono faktycznie na tyle unikalne, by je zatrzymać” – wyjaśnił Reggio. Efektem dwuletniego wdrażania tej strategii jest obecność około tysiąca narzędzi AI w firmie, przy jednoczesnym świadomym rezygnowaniu z mniej efektywnych rozwiązań – Brex anulował lub nie odnowił około pięciu do dziesięciu większych wdrożeń.

Delegowanie budżetu i zaufanie do inżynierów

Innowacyjnym elementem strategii Brex jest również delegowanie uprawnień finansowych. Inżynierowie otrzymują miesięczny budżet w wysokości 50 dolarów, który mogą przeznaczyć na licencje wybranych narzędzi z zatwierdzonej listy. „Delegując tę władzę decyzyjną na osoby, które będą korzystać z tych narzędzi, zapewniamy optymalne decyzje dla optymalizacji ich przepływów pracy” – podkreślił Reggio. Co ciekawe, mimo swobody wyboru, firma nie zaobserwowała zjawiska, w którym wszyscy wybierają te same rozwiązania. To potwierdza trafność decyzji o ułatwieniu testowania różnych narzędzi.

Takie podejście umożliwia firmie precyzyjne określenie, gdzie potrzebne są szersze umowy licencyjne, opierając się na dokładnych danych o faktycznym wykorzystaniu oprogramowania przez inżynierów. Dyrektor techniczny Brex jest przekonany, że najlepszym sposobem na podejście do obecnego cyklu innowacji AI jest „zaakceptowanie bałaganu” i świadomość, że proces wyboru odpowiednich narzędzi będzie wyboisty. „Świadomość, że nie zawsze podejmiesz właściwą decyzję od razu, jest kluczowa, aby nie zostać w tyle” – podsumował Reggio. „Myślę, że jednym błędem, jaki moglibyśmy popełnić, jest zbytnie analizowanie i spędzanie sześciu do dziewięciu miesięcy na ocenie wszystkiego bardzo ostrożnie, zanim to wdrożymy. A przecież nie wiemy, jak będzie wyglądał świat za dziewięć miesięcy.”